Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung (nachfolgend: „wir“)

Tagstamp UG (haftungsbeschränkt) i. G.
Höhenweg 27b
74858 Aglasterhausen

vertreten durch den Geschäftsführer:
Herr Daniel Mechler, Kontaktdaten wie oben

Kontaktformular: https://tagstamp.de/kontakt
E-Mail: info@tagstamp.de

Weitere Einzelheiten über uns finden Sie in unserer Anbieterkennzeichnung.

2. Personenbezogene Daten, Zwecke ihrer Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies erforderlich ist, um die Webanwendung und die App Tagstamp bereitzustellen, Nutzerkonten zu verwalten, die Erstellung, Verwaltung und Dokumentation von Bautagesberichten und Rapporten sowie die damit verbundenen Funktionen der Anwendung zur Verfügung zu stellen, Anfragen zu bearbeiten sowie die Sicherheit und Stabilität unserer Anwendung zu gewährleisten.

Die Verarbeitung erfolgt, abhängig vom jeweiligen Verarbeitungszweck, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einem sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betrieb von Tagstamp oder – soweit erforderlich – auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO.

Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag des Betriebs verarbeiten, für den Sie Tagstamp nutzen, verarbeiten wir diese Daten im Auftrag und nach Maßgabe des mit diesem Betrieb geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags. Der Betrieb ist in diesem Fall datenschutzrechtlich Verantwortlicher.

Die jeweiligen Einzelheiten zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ergeben sich aus den folgenden Bestimmungen:

3. Hosting, Datenbank, Zugriffsdaten und technische Protokolle

Für die Bereitstellung von Tagstamp nutzen wir die Dienste der Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapore 049513, Singapur (nachfolgend „Supabase“). Supabase stellt insbesondere die Datenbank, die Authentifizierung und serverseitige Funktionen unserer Webanwendung und App bereit. Die Datenbank und die darin gespeicherten Nutzer- und Anwendungsdaten werden in der Region EU West (Irland) betrieben.

Ein Zugriff auf diese Daten aus Singapur und den USA durch Supabase und die von Supabase eingesetzten Infrastrukturanbieter ist zu Betriebs-, Wartungs- und Supportzwecken möglich. Grundlage hierfür sind der mit Supabase geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag und die darin vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

Unsere Website tagstamp.de und unsere Webanwendung app.tagstamp.de werden bei Netlify, Inc., 512 2nd Street, Suite 200, San Francisco, CA 94107, USA (nachfolgend „Netlify“) gehostet. Netlify verarbeitet dabei die nachstehend genannten Verbindungs- und Zugriffsdaten. Soweit Netlify personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission für das EU-US Data Privacy Framework gemäß Art. 45 DSGVO; Netlify, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Ergänzend sind EU-Standardvertragsklauseln vereinbart.

Bei der Nutzung unserer Website, der Webanwendung und der App können technisch erforderliche Verbindungs- und Zugriffsdaten verarbeitet werden. Hierzu können insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite oder Datei, die übertragene Datenmenge, HTTP-Statuscodes, die Referrer-URL, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie Informationen zum Internet-Service-Provider gehören. In begrenztem Umfang können technische Fehler-, Sicherheits- und Systemprotokolle anfallen. Diese können die vorstehend genannten Daten enthalten, soweit dies zur Fehleranalyse, zur Erkennung und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe sowie zur Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität unserer informationstechnischen Systeme erforderlich ist.

Sicherheitsereignisse, KI-Aufrufe und Nutzungsereignisse werden grundsätzlich für zwölf Monate aufbewahrt und anschließend gelöscht, sofern keine weitere Aufbewahrung zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

Die Verarbeitung von Zugriffsdaten und technischen Protokollen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und funktionsfähigen Bereitstellung von Tagstamp sowie in der Abwehr von Angriffen und Missbrauch. Soweit Supabase personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Für die Erzeugung von PDF-Berichten und PDF-Rapporten nutzen wir die Dienste der Scaleway SAS, 8 rue de la Ville-l’Évêque, 75008 Paris, Frankreich. Scaleway verarbeitet die hierfür erforderlichen Daten in der Region Paris. Soweit Scaleway personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Für die Wetterangaben im Bericht fragt die App die Wetterdaten am Ort der Baustelle bei Open-Meteo ab (nur Koordinaten übermittelt). Diese Abfrage läuft direkt vom Gerät des Nutzers zu Open-Meteo; dabei erhält Open-Meteo technisch bedingt auch die IP-Adresse dieses Geräts.

Um die Anschrift einer Baustelle in Koordinaten umzuwandeln, fragen wir den Dienst Nominatim (OpenStreetMap) ab (nur Baustellenadresse). Diese Abfrage stellt unser Server; die IP-Adresse des Geräts wird dabei nicht an Nominatim übermittelt.

Zur Sicherung der bei Tagstamp gespeicherten Daten nutzen wir den Speicherdienst Backblaze B2 der Backblaze, Inc., 2261 Market Street, STE 81006, San Francisco, CA 94114, USA. Die Sicherungen werden in der Region EU Central (Amsterdam) gespeichert. Datenbanksicherungen werden als tägliche Sicherungsstände für 30 Tage sowie als monatliche Sicherungsstände für zwölf Monate aufbewahrt. Die Sicherungen werden verschlüsselt gespeichert.

Soweit die Sicherungen personenbezogene Daten enthalten, erfolgt die Verarbeitung im Auftrag des jeweiligen Betriebs. Die Rechtsgrundlage bestimmt der Betrieb als datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Soweit Backblaze personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Soweit personenbezogene Daten an Backblaze in den USA übermittelt werden oder von dort auf sie zugegriffen wird, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission für das EU-US Data Privacy Framework gemäß Art. 45 DSGVO. Backblaze, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

4. Cookies

Soweit wir in unserer Website oder Webanwendung Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzen, dienen diese ausschließlich der technisch erforderlichen Bereitstellung von Tagstamp, insbesondere der Anmeldung, der Verwaltung der Sitzung und der Sicherheit der Anwendung. Soweit die Speicherung oder der Zugriff auf Informationen auf Ihrem Endgerät hierfür unbedingt erforderlich ist, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung nach Maßgabe von Ziffer 2 dieser Datenschutzerklärung. Eine Nutzung von Cookies oder vergleichbaren Technologien zur Reichweitenmessung, zur Analyse des Nutzungsverhaltens oder zu Werbezwecken erfolgt nicht.

5. Apple App Store und Google Play Store

Die mobile App von Tagstamp wird sowohl über den Apple App Store als auch über den Google Play Store bereitgestellt werden. Anbieter des Apple App Store für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Apple Distribution International Limited, Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland. Anbieter des Google Play Store für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Im Rahmen des Downloads, der Installation, der Aktualisierung und der Nutzung der App können die jeweiligen App-Store-Betreiber personenbezogene Daten verarbeiten. Dies umfasst insbesondere Daten zu dem jeweiligen Apple- oder Google-Konto, Informationen zum Download- und gegebenenfalls Zahlungsvorgang, Geräteinformationen sowie technische Nutzungsdaten. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt im Verantwortungsbereich des jeweiligen App-Store-Betreibers auf Grundlage des zwischen Ihnen und dem jeweiligen App-Store-Betreiber bestehenden Nutzungsverhältnisses. Wir haben keinen Einfluss auf Art und Umfang dieser Datenverarbeitung.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch die App-Store-Betreiber finden Sie unter: Apple: https://www.apple.com/de/privacy/ und Google: https://policies.google.com/privacy.

6. Nutzerkonto

Für die Nutzung von Tagstamp ist die Einrichtung eines Nutzerkontos erforderlich. Bei der Registrierung und Einrichtung eines Nutzerkontos verarbeiten wir insbesondere Ihren Namen, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, den Namen des Betriebs sowie das von Ihnen gewählte Passwort. Soweit Nutzerkonten für Bauleiter oder sonstige Mitarbeitende eines Betriebs angelegt werden, verarbeiten wir die hierfür vom Betrieb bereitgestellten Daten. Diese Daten stammen in diesem Fall von dem Betrieb, dem der Nutzer zugeordnet ist.

Zur einmaligen Zuordnung eines Geräts zu einem Betrieb kann ein Firmen-Code verwendet werden. Der Firmen-Code verbindet das jeweilige Gerät mit dem betreffenden Betrieb.

Wir verarbeiten die im Zusammenhang mit dem Nutzerkonto erhobenen Daten, um die Registrierung, Anmeldung, Verwaltung des Nutzerkontos sowie die Nutzung der Funktionen von Tagstamp zu ermöglichen. Soweit wir Daten des Vertragspartners oder seiner Ansprechpartner verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Durchführung des Nutzungsverhältnisses erforderlich ist.

Soweit wir Daten von Bauleitern oder sonstigen Mitarbeitenden für den Betrieb verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung im Auftrag des jeweiligen Betriebs. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung bestimmt der Betrieb als datenschutzrechtlich Verantwortlicher.

Soweit die Verarbeitung der Sicherheit des Nutzerkontos, insbesondere der Verifizierung der E-Mail-Adresse, der Zurücksetzung von Passwörtern sowie der Abwehr unbefugter Zugriffe dient, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung von Tagstamp.

Die Authentifizierung und Verwaltung der Nutzerkonten erfolgt mithilfe von Supabase, einem Dienst der Supabase Pte. Ltd. Weitere Informationen zur Verarbeitung durch Supabase finden Sie unter Ziffer 3 dieser Datenschutzerklärung.

7. Kontakt via E-Mail/ Kontaktformular

Wenn Sie uns per E-Mail oder per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre dortigen Angaben inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Anfrage mit der Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses zusammenhängt. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen.

Unser Geschäftspostfach info@tagstamp.de betreibt mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH, Berlin). Darüber führen wir die Korrespondenz mit Interessenten, Kunden und Dienstleistern. Die Verarbeitung erfolgt in Deutschland (Berlin); mailbox.org ist ein deutscher Anbieter, DSGVO-unterworfen und ISO-27001-/BSI-zertifiziert.

Für den Versand von E-Mails im Zusammenhang mit Tagstamp nutzen wir den Dienst Resend der Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA (nachfolgend „Resend“). Über Resend versenden wir insbesondere Antworten auf Anfragen, Einladungen zur Nutzung von Tagstamp, E-Mails zur Verwaltung von Nutzerkonten, Berichte und Rapporte, Hinweise zu bevorstehenden Löschungen sowie sonstige für die Nutzung von Tagstamp erforderliche Mitteilungen. Dabei verarbeitet Resend insbesondere die E-Mail-Adresse des Empfängers, Absenderdaten, den Inhalt der E-Mail sowie technische Versand- und Zustelldaten.

Soweit wir E-Mail-Daten zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses mit dem Vertragspartner oder dessen Ansprechpartnern verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Soweit wir Berichte, Rapporte, Einladungen oder sonstige Inhalte für den jeweiligen Betrieb an dessen Nutzer oder externe Empfänger versenden, erfolgt die Verarbeitung im Auftrag des Betriebs. Der Betrieb ist insoweit datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Soweit wir technische Versand- und Zustelldaten zur Gewährleistung der Zustellung, zur Fehleranalyse, zur Abwehr von Missbrauch oder zur Sicherung des Betriebs von Tagstamp verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren, zuverlässigen und nachvollziehbaren Bereitstellung der E-Mail-Funktionen von Tagstamp. Resend verarbeitet die Daten in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission für das EU-US Data Privacy Framework gemäß Art. 45 DSGVO. Resend ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Zusätzlich besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

8. Nutzungsdaten

Bei der Nutzung von Tagstamp verarbeiten wir Daten über die Nutzung der Funktionen unserer Webanwendung und App. Dies umfasst insbesondere Angaben zu genutzten Funktionen, Nutzeraktionen, Zeitpunkten von Anmeldungen und Abmeldungen sowie Protokolldaten zu Sicherheitsereignissen und KI-Aufrufen.

Soweit wir diese Daten zur Bereitstellung von Tagstamp für den jeweiligen Betrieb verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung im Auftrag dieses Betriebs. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung bestimmt der Betrieb als datenschutzrechtlich Verantwortlicher.

Soweit wir Nutzungsdaten für eigene Zwecke verarbeiten, insbesondere zur Fehleranalyse, zur Gewährleistung der IT-Sicherheit sowie zur Abwehr unbefugter Zugriffe, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in dem sicheren und funktionsfähigen Betrieb von Tagstamp.

9. Baustellen-, Berichts- und Rapportdaten

Im Rahmen der Nutzung von Tagstamp verarbeiten wir Daten zu Baustellen, Bautagesberichten, Rapporten und den darin dokumentierten Vorgängen. Dies sind insbesondere:

Baustellen- und Projektdaten: Bezeichnung und Anschrift der Baustelle, Angaben zum Auftrag oder Projekt, zugeordnete Bauleiter sowie der Status der Baustelle.

Berichts- und Rapportdaten: Angaben zum jeweiligen Berichtstag, Arbeitsleistungen, eingesetzte Mitarbeitende, Arbeitszeiten, verwendete Materialien, besondere Vorkommnisse sowie sonstige vom Nutzer eingegebene oder diktierte Inhalte.

Dokumente und Dateien: Fotos, PDF-Dateien, Unterschriften sowie die zugehörigen Angaben zu Erstellung, Bearbeitung, Versand und Freigabe.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt im Auftrag des jeweiligen Betriebs, der Tagstamp nutzt. Der Betrieb ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher und bestimmt die Rechtsgrundlage der Verarbeitung. Tagstamp verarbeitet diese Daten ausschließlich nach Maßgabe des mit dem Betrieb geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags.

10. Kommunikations-, Freigabe- und Signaturdaten

Im Rahmen der Nutzung von Tagstamp verarbeiten wir Daten im Zusammenhang mit Einladungen, E-Mails, der Weitergabe von Berichten und Rapporten sowie deren Kenntnisnahme, Freigabe oder Unterzeichnung. Dies umfasst insbesondere die E-Mail-Adresse des Empfängers, den Zeitpunkt des Versands und Abrufs, den jeweiligen Bearbeitungs- oder Freigabestatus sowie gegebenenfalls die im Rapport geleistete Unterschrift. Soweit Berichte oder Rapporte über einen zeitlich begrenzten Ansichtslink bereitgestellt werden, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen technischen Daten, insbesondere den Abrufzeitpunkt und den Status des Links. Ansichtslinks sind nur für einen begrenzten Zeitraum gültig.

Die Verarbeitung erfolgt im Auftrag des jeweiligen Betriebs, der Tagstamp nutzt. Der Betrieb ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher und bestimmt die Rechtsgrundlage der Verarbeitung. Soweit wir Versand- und Sicherheitsdaten zur Sicherstellung der Zustellung, zur Fehleranalyse oder zur Abwehr von Missbrauch verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren, nachvollziehbaren und funktionsfähigen Bereitstellung von Tagstamp.

11. Vertrags- und Rechnungsdaten

Im Zusammenhang mit dem Abschluss und der Durchführung von Verträgen über Tagstamp verarbeiten wir die Daten unserer Vertragspartner und ihrer Ansprechpartner. Dies umfasst insbesondere Name, Firma, Geschäftsanschrift, geschäftliche Kontakt- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, gebuchte Leistungen, Laufzeiten, Kündigungen und Rechnungsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Anbahnung, zum Abschluss und zur Durchführung des Vertragsverhältnisses auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Soweit wir Vertrags- und Rechnungsdaten zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

12. Spracheingabe und KI-gestützte Verarbeitung

Tagstamp ermöglicht in der Webanwendung und der App die Erstellung von Berichts- und Rapportinhalten durch Spracheingabe. Wenn Sie die Spracheingabe nutzen, nimmt die Anwendung die von Ihnen freigegebene Audioaufnahme auf und übermittelt diese verschlüsselt an eine serverseitige Funktion von Tagstamp bei Supabase in der Region EU West (Irland). Die Aufnahme wird dabei in kurze Abschnitte geteilt, die jeweils an einer Sprechpause enden; Abschnitte ohne Sprache werden nicht übermittelt. Von dort werden die Audioabschnitte zur Umwandlung in Text an unseren Dienstleister Scaleway SAS, 8 rue de la Ville-l’Évêque, 75008 Paris, Frankreich, übermittelt. Hierfür nutzen wir das Modell Whisper Large v3. Die in Tagstamp hinterlegten Namenslisten Ihres Betriebs (Mitarbeiter, Baustellen, Maschinen) übermitteln wir nicht an Scaleway; was Sie diktieren, ist naturgemäß Teil der Aufnahme.

Tagstamp speichert die Audioaufnahme nicht dauerhaft; sie wird nur für die Dauer der Transkription verarbeitet. Gespeichert wird ausschließlich der erkannte Text. Scaleway verarbeitet die Audioaufnahme nach eigener Angabe auf Infrastruktur in Europa, in der Region Paris. Scaleway speichert den Inhalt grundsätzlich nicht und verwendet ihn nicht zum Training von KI-Modellen. Zur Beschleunigung der Verarbeitung setzt Scaleway einen automatischen, kurzlebigen Zwischenspeicher je Kundenprojekt ein, der nach Angabe von Scaleway nicht den Inhalt der Anfrage, sondern nur technische Zwischenwerte enthält und nicht abgeschaltet werden kann. Nur wenn eine Anfrage den Dienst beeinträchtigt (zum Beispiel einen Serverfehler auslöst) oder ein Missbrauchsverdacht besteht, kann Scaleway den vollständigen Inhalt der betroffenen Anfrage – einschließlich der Audioaufnahme – vorübergehend speichern und zur Fehlersuche untersuchen, nach eigener Angabe bis zu zwei Wochen.

Der erkannte Text wird anschließend durch Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland, zur Zuordnung der Inhalte zu den vorgesehenen Berichtsfeldern sowie zur Korrektur von Rechtschreibung und Grammatik verarbeitet. Die Audioaufnahme wird hierbei nicht an Anthropic übermittelt. Soweit dabei eine Verarbeitung durch Anthropic PBC, 548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA, erfolgt, findet die Übermittlung auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO statt.

Dabei schicken wir als Schreibhilfe auch die Namen der aktiven Mitarbeiter, die Baustellennamen und die Maschinenbezeichnungen Ihrer Firma mit (höchstens 150, 100 und 60 Einträge). Nicht mitgeschickt werden Firmenname, Adressen, E-Mail-Adressen, Fotos, Unterschriften und frühere Berichte. Die Eingabelänge ist technisch begrenzt. Ein Training von KI-Modellen mit diesen Daten findet nicht statt.

Wir verarbeiten Daten aus der Spracheingabe im Auftrag des jeweiligen Betriebs, der Tagstamp nutzt. Der Betrieb ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher und bestimmt die Rechtsgrundlage der Verarbeitung. Tagstamp verarbeitet diese Daten ausschließlich nach Maßgabe des mit dem Betrieb geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags. Zu jedem Diktat- und KI-Aufruf verarbeiten wir außerdem die Nutzerkennung, den Zeitpunkt, die Dauer und die Datenmenge der Anfrage. Den Inhalt der Audioaufnahme oder des an Anthropic übermittelten Textes speichern wir in diesen Protokollen nicht. Die Verarbeitung erfolgt zur Begrenzung missbräuchlicher Nutzungen und zur Kostenkontrolle auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren und wirtschaftlichen Bereitstellung von Tagstamp. Die Protokolldaten werden grundsätzlich für zwölf Monate aufbewahrt und anschließend gelöscht.

Tagstamp verwendet Sprachaufnahmen nicht zur Identifizierung oder Authentifizierung von Personen.

13. Dauer der Speicherung

Wir löschen Ihre Daten wie folgt:

Wir überprüfen mindestens einmal jährlich, ob die Speicherung personenbezogener Daten weiterhin erforderlich ist, und löschen Daten, sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden berechtigten Interessen an der weiteren Speicherung entgegenstehen.

14. Rechte der betroffenen Personen

Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Die Bereitstellung kann jedoch für einen Vertragsabschluss oder für Funktionen der Plattform und der App erforderlich sein. Bei einer Nichtbereitstellung kann also gegebenenfalls ein Vertrag oder eine Funktion der Plattform und der App nicht angeboten werden.

Es besteht keine automatisierte Entscheidungsfindung, ein Profiling findet nicht statt.

Die Rechte von betroffenen Personen ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 23 und Artikel 77 DSGVO sowie aus §§ 32 bis 37 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)-neu.

Sie haben uns gegenüber im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten das Recht auf

• Auskunft, Art. 15 DSGVO
• Berichtigung, Art. 16 DSGVO
• Löschung, Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
• Übertragbarkeit, Art. 20 DSGVO.

Wenn Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, haben Sie das Recht des

• Widerrufs, Art. 7 DSGVO

mit Wirkung für die Zukunft.

Sie haben ferner das Recht, gegen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten

• Widerspruch, Art. 21 DSGVO

zu erheben.

1. Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO erfolgt (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung). Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
2. In Einzelfällen verarbeiten wir personenbezogene Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Ist dies bei Ihnen der Fall, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an uns, siehe oben unter 1.

Sind Sie der Ansicht, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, haben Sie stets das

• Recht auf Beschwerde

bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, vgl. Art. 77 DSGVO. Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen dieses Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten in den Bundesländern, der Aufsichtsbehörden für den nicht-öffentlichen Bereich, des Rundfunks, der Kirchen, in Europa und im übrigen Ausland sowie des Virtuellen Datenschutzbüros finden Sie dort: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart.

Stand: 16. Oktober 2026