Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website tagstamp.de, die Tagstamp-Anwendung („App") und unsere Social-Media-Profile.
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist: Daniel Mechler, Tagstamp™ (Einzelunternehmen), Höhenweg 27b, 74858 Aglasterhausen, Deutschland, E-Mail: info@tagstamp.de.
Ein Datenschutzbeauftragter ist nach derzeitiger Prüfung nicht zu benennen (§ 38 BDSG: Schwelle nicht erreicht).
Wichtig für Kundenbetriebe: Nutzt ein Bauunternehmen Tagstamp für die Daten seiner Beschäftigten, ist das Unternehmen datenschutzrechtlich Verantwortlicher und Tagstamp Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Hierfür stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit TOM-Anhang und Subprozessorenliste bereit. Betroffene wenden sich mit Anfragen bevorzugt an ihren Betrieb; wir unterstützen bei der Beantwortung.
| Datenkategorie | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Kontodaten Mitarbeiter (Name, PIN nur als Hash, Aktiv-Status, Baustellen-Zuordnung) | Anmeldung, Zuordnung des Berichts zum Verfasser | Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO |
| Kontodaten Bauleitung (Name, E-Mail, Passwort über Authentifizierungsdienst) | Verwaltung von Mitarbeitern und Baustellen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Baustellendaten (Bezeichnung, Adresse, Geokoordinaten, Empfänger-E-Mail) | Zuordnung, Wetterabfrage, Berichtsversand | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Spracheingabe (Audio über Browser-Spracherkennung; gespeichert wird nur der Text) | Erstellung des Berichtsinhalts | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Berichtsinhalte (Tätigkeiten, Personenzahl, Zeiten, Maschinen, Material, besondere Vorkommnisse) | Dokumentation der Bauleistung, Beweissicherung | Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO |
| Fotos der Baustelle (können Personen abbilden) | Foto-Dokumentation im Bericht | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Hinweis in Ziffer 5 |
| Unterschrifts- und Gegenzeichnungsdaten (Signaturbild, Name, Firma, Funktion, Zeitstempel, Gerätekennung, Gegenzeichnungsstatus) — auch von Vertretern des Auftraggebers | Bestätigung der Leistung, Abrechnung, Beweissicherung (Regieberichte) | Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO |
| Wetterdaten am Baustellenort | Automatische Ergänzung im Bericht | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Sicherheits-Protokolldaten (fehlgeschlagene Anmeldungen, Sperrungen) | Missbrauchserkennung, Kontosicherheit | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
Die Umwandlung von Sprache in Text erfolgt über die Sprachfunktion Ihres Browsers nach den Bedingungen des jeweiligen Browser-Anbieters. Je nach Browser (z. B. Google Chrome) kann die Audioaufnahme dabei an Server des Browserherstellers übertragen werden, auch in die USA. Die App speichert die Audioaufnahme nicht; gespeichert wird ausschließlich der erzeugte Text. Da beim Diktieren Namen Dritter genannt werden können, gilt: nur berichtsrelevante Angaben einsprechen.
Die anschließende Strukturierung des Textes (Korrektur, Übersetzung ins Deutsche, Herauslesen von Personenzahl/Stunden) erfolgt durch einen KI-Dienst (Anthropic, USA) — Einzelheiten in Ziffer 4. Die Eingabelänge ist technisch begrenzt. Ein Training von KI-Modellen mit diesen Daten findet nicht statt.
Der Kern-Datenbestand liegt in der EU: Datenbank, Anmeldung und Datei-Speicher in Irland, die PDF-Erzeugung in Paris. Nur zwei Teil-Datenströme verlassen die EU — die KI-Auswertung des diktierten Textes (Anthropic, USA) und der E-Mail-Versand über einen Anbieter mit Sitz in den USA (Resend; die Versandverarbeitung selbst ist in der EU/Irland konfiguriert). Beide sind über EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.
| Dienst | Funktion | Ort der Verarbeitung | Absicherung |
|---|---|---|---|
| Supabase | Datenbank, Anmeldung, Datei-Speicher, Server-Funktionen | EU — Irland | AVV |
| Anthropic (Claude API) | KI-Auswertung/Übersetzung des diktierten Textes | USA | AVV + Standardvertragsklauseln, kein Modell-Training |
| Scaleway | PDF-Erzeugung | EU — Paris | AVV |
| Resend | E-Mail-Versand der Berichte | Verarbeitung EU — Irland; Anbietersitz USA | AVV + Standardvertragsklauseln |
| mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH, Berlin) | Geschäftspostfach info@tagstamp.de — Korrespondenz mit Interessenten, Kunden, Dienstleistern | Deutschland (Berlin) | Deutscher Anbieter, DSGVO-unterworfen, ISO-27001-/BSI-zertifiziert |
| Open-Meteo | Wetterdaten (nur Koordinaten übermittelt) | EU/Community | kein Personenbezug |
| Nominatim (OpenStreetMap) | Adresse zu Koordinaten (nur Baustellenadresse) | EU/UK | kein Personenbezug |
Schriftarten werden lokal von unseren Seiten bzw. aus der App ausgeliefert; es werden keine Schriften von Google-Servern nachgeladen.
Baustellenfotos können Beschäftigte oder Dritte abbilden. Verantwortlich für die Zulässigkeit der Aufnahme ist der Kundenbetrieb; die App zeigt im Foto-Schritt einen Hinweis, möglichst die Bauleistung zu fotografieren, nicht Personen.
Berichte und Fotos werden gespeichert, solange der Kundenbetrieb die App nutzt; sie dienen dem Betrieb als Teil seiner Auftrags- und ggf. steuerrechtlichen Dokumentation (Aufbewahrungsfristen bis zu 10 Jahre möglich). Nach Vertragsende stellen wir dem Betrieb einen vollständigen Export bereit und löschen die Daten nach 90 Tagen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Mitarbeiterkonten werden bei Deaktivierung gesperrt; Löschung auf Weisung des Betriebs.
Sie haben die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Beruht die Verarbeitung auf der Nutzung durch Ihren Betrieb (Auftragsverarbeitung), richten Sie Anfragen bevorzugt an diesen; wir unterstützen bei der Beantwortung.
Alle Verbindungen laufen ausschließlich verschlüsselt über HTTPS/TLS; gespeicherte Daten sind nach Stand der Technik verschlüsselt (AES-256, ISO-27001-zertifizierte Infrastruktur). Mitarbeiter-PINs werden ausschließlich als Hash gespeichert und serverseitig geprüft (mit Sperrlogik). Fotos und PDF-Dokumente liegen in nicht öffentlichen Speicherbereichen mit ausschließlich serverseitigem Zugriff. Die Datentrennung zwischen Kundenfirmen ist auf Datenbankebene technisch erzwungen und wird automatisiert getestet. Abgeschlossene Berichte sind unveränderlich und tragen Zeitstempel.
Die App speichert Anmelde- und Spracheinstellungen lokal auf Ihrem Gerät — erforderlich für den gewünschten Dienst und daher einwilligungsfrei (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Tracking- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ein; ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich. Auch diese Website setzt keine Cookies.
Unsere Statusseite (tagstamp-status.de) läuft auf getrennter Infrastruktur und verarbeitet keine personenbezogenen Daten außer den technisch üblichen Zugriffsdaten des dortigen Hosters.
Wir betreiben Profile auf LinkedIn, TikTok und Instagram. Beim Besuch dieser Profile verarbeitet die jeweilige Plattform Ihre Daten in eigener Verantwortung nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen; darauf haben wir keinen Einfluss. Soweit Plattformen uns aggregierte Statistiken zu unseren Profilen bereitstellen (z. B. „Insights"), sind wir mit der Plattform gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); die Plattformen stellen hierfür eigene Vereinbarungen bereit.
Wenn Sie mit uns über Kommentare oder Direktnachrichten Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die dabei anfallenden Daten (Nutzername, Inhalt, Zeitpunkt) zur Beantwortung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für vertrauliche Anliegen nutzen Sie bitte info@tagstamp.de statt einer Direktnachricht.
Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, sobald sich die Verarbeitung ändert (neue Funktionen, Wechsel von Dienstleistern). Es gilt die jeweils auf tagstamp.de veröffentlichte Fassung.
Stand: August 2026